O Microsoft 365, anteriormente conhecido como Office 365, oferece vários benefícios para os usuários e organizações, com maior facilidade de acesso às informações de qualquer lugar e qualquer dispositivo, além de melhorar a colaboração e comunicação.
Apesar da sólida reputação dos serviços oferecidos pelo Microsoft 365, é fundamental compreender até que ponto a Microsoft assume a responsabilidade pelo controle e segurança dos dados armazenados na plataforma, abrangendo aplicativos como OneDrive, Exchange, SharePoint e Teams.
É comum que Provedores de Serviços de TI e MSPs (Managed Service Providers) se deparem com a pergunta: “Por que devo realizar o backup dos meus dados no Microsoft 365? Afinal, já que estão na nuvem, a Microsoft não cuida disso automaticamente?”
No entanto, não é bem assim. Embora a Microsoft adote boas práticas para gerenciar aspectos cruciais como segurança física e de TI, controles de aplicativos, infraestrutura de hospedagem, redundância geográfica, entre outros serviços de SaaS, o componente mais vital, ou seja, os dados armazenados na nuvem, permanece sob responsabilidade da organização.
A divisão de responsabilidade com a proteção de dados contra perdas é aceita pelos clientes na assinatura do serviço Microsoft 365, conforme “Contrato de Serviços Microsoft”, seção 6b:
Trabalhamos para manter os Serviços em funcionamento; entretanto, todos os serviços online sofrem interrupções e paradas ocasionais, e a Microsoft não é responsável por nenhuma interrupção ou perda que você possa sofrer em decorrência disso. Em caso de uma interrupção, você não poderá recuperar Seu Conteúdo nem os Dados que você tinha armazenado. Recomendamos que você faça backup regularmente do Seu Conteúdo e dos Dados armazenados nos Serviços ou que os armazene usando Aplicativos e Serviços de Terceiros.
Sabendo que a recomendação da Microsoft para a proteção de dados contra perdas é de responsabilidade da sua organização, precisamos entender também quais são os principais riscos de perdas.
Veja no infográfico a divisão de responsabilidades de Provedores e Usuários SaaS:
Principais vulnerabilidades de perda de dados do Microsoft 365
A perda de dados em aplicações SaaS, como o Microsoft 365, é mais comum do que muitos gestores de TI imaginam. De acordo com o relatório do ESG (Enterprise Strategy Group), 53% das organizações sofreram perda, violação ou corrupção de dados nos últimos 12 meses.
Imperícia e exclusão acidental
A exclusão ou edição acidental de arquivos, pastas, bibliotecas, pode ser catastrófica. Com uma solução de backup, você pode recuperar rapidamente os dados perdidos e manter a continuidade dos negócios. Alguns usuários podem pensar que a lixeira já é suficiente para recuperar os arquivos, mas como o tempo de retenção é baixo dos serviços SaaS, pode ser tarde até se perceber a falta dos arquivos.
Política de retenção obscuras
As políticas de retenção da Microsoft podem ser complexas de compreender e implementar corretamente pelos administradores de TI, deixando os dados da organização em risco de perda com períodos curtos de retenção.
Ameaças externas à segurança dos dados
Malwares e ransomwares podem causar violações significativas aos dados e à reputação da sua organização. Backups regulares garantem que uma cópia dos dados em ambiente isolado, em outra nuvem, permitam a recuperação em caso de incidentes externos.
Desde 2022 os cibercriminosos estão também visando os dados e aplicações que as organizações armazenam na cloud e estes ataques são denominados como “ransomcloud”.
- Veja também: O que é ransomware: conheça a ameaça e como prevenir
Ameaças internas à segurança dos dados
A solução Microsoft 365 não tem como distinguir atividades maliciosas de funcionários mal-intencionados, com o objetivo de excluir dados, alterar permissões de usuários, eliminar logs e evidências de acessos. Além disso, funcionários demitidos que não tenham seus acessos interrompidos podem ser fontes de vazamento de dados ou exclusões criminosas.
Conformidade
À medida que as empresas em todo o mundo adotam o Microsoft 365, torna-se imprescindível para a TI destas organizações demonstrar a capacidade de restauração confiável dos dados, garantindo a integridade e disponibilidade dos dados quando solicitado.
Proteja seus dados do Microsoft 365 em uma Nuvem Confiável
A plataforma Datasafer pode ajudar os Provedores de Serviços de TI e MSPs no armazenamento seguro, simples e confiável dos dados de backup do Microsoft 365 (antigo Office 365), onde quiser, seja na nuvem privada com data centers Tier III da Datasafer no Brasil, backup local em storage no cliente ou em nuvens públicas como Amazon S3, Azure Blob, Google Cloud Platform e outras.
Quando o backup dos seus dados na nuvem é feito com a Datasafer, você contará com as mais recentes tecnologias de proteção de dados; como criptografia de dados AES de 256 bits, autenticação de dois fatores, política de retenção de dados, relatórios de auditoria, etc., garantindo uma recuperação completa contra qualquer desastre do Microsoft 365.
A plataforma Datasafer fará backup do conteúdo do Microsoft 365 em:
- Outlook;
- OneDrive;
- SharePoint;
- Teams;
- Public Folders.
Utilize a Datasafer para fazer backup do Microsoft 365, com uma interface de usuário intuitiva e plugins avançados para guiá-lo na localização fácil dos dados críticos que você precisa proteger:
- Selecione usuários específicos da Microsoft mais críticos;
- Selecione os tipos de dados individuais que deseja incluir no backup; como Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams Chat;
- Selecione usuários para backup de acordo com a base do Teams: grupo de Mail ou Canal do Teams;
- Escolha todos os sites do SharePoint ou sites específicos mais críticos;
- Escolha todas as pastas públicas ou pastas públicas específicas;
- Excluir usuários não licenciados da Microsoft do backup;
- Função de pesquisa rápida para seleção de usuário;
- Filtro de dados de backup para excluir ou incluir itens do backup.
Cenários de Recuperação de Dados do Microsoft 365
A plataforma Datasafer oferece várias opções para ajudá-lo a recuperar seus dados de backup do Microsoft 365 em caso de perda de dados ou se o serviço Microsoft 365 estiver temporariamente indisponível.
Opções de recuperação padrão:
- Restaure itens para a conta de usuário original do Microsoft 365;
- Restaure itens para diferentes contas de usuário do Microsoft 365;
- Restaure itens para uma conta de usuário diferente do Microsoft 365 em outra organização do Microsoft 365.
Ferramentas e opções avançadas de recuperação:
- Visualize o conteúdo de qualquer e-mail sem a necessidade de restaurá-lo;
- Visualize quaisquer itens da biblioteca de documentos do Site Pessoal sem a necessidade de restaurá-los;
- Visualização dos itens de bate-papo do MS Team sem a necessidade de restaurá-los;
- Botão “Download rápido” para restaurar para um destino local: Itens do Outlook, arquivos do OneDrive, arquivos do SharePoint ou arquivos do chat do MS Teams;
- Restaure qualquer item do Microsoft 365 para o OneDrive ou destino local como um arquivo compactado;
- Restaure caixas de correio ou e-mails do Outlook como um arquivo PST do Outlook;
- Restaure chats e canais do MS Teams como um arquivo HTML;
- Restaure sites do SharePoint como arquivos no formato CSV;
- Restaure arquivos individuais do MS Team Chats separadamente;
- Restaure anexos de e-mails separadamente;
- Localize facilmente itens para restaurar usando o filtro de datas.
Agora que temos a visão que a responsabilidade pela gestão e proteção de dados do Microsoft 365 recai sobre os usuários, é imprescindível contar com cópias regulares de backup.
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